Mail Konfiguration für Formulare

Es ist im Formular und Newsletter möglich, zusätzlich zur E-Mail Absender-Adresse auch noch eine „Antwort An"-Adresse anzugeben. Dies kann vermeiden, dass eine E-Mail automatisch von einem Empfänger-Server als „SPAM“ eingestuft und deswegen gar nicht übermittelt wird. Es wird empfohlen, in der Absender-Adresse eine E-Mail einzutragen, welche auch tatsächlich von dem konfigurierten E-Mail Server stammen kann.

In der E-Mail Konfiguration können verschiedene Platzhalter verwendet werden. Diese ermöglichen das Personalisieren von E-Mail Betreff und Text. Platzhalter können in folgenden Konfigurationsfeldern des Formulars verwendet werden:

• Administrative E-Mail: Betreff
• Administrative E-Mail: Text
• Benutzer E-Mail: Betreff
• Benutzer E-Mail: Text

Die folgenden Platzhalter stehen zur Verfügung:

• %(content.Title) für den Titel des Formulars (bzw. der Veranstaltung)
• %(formdata) für eine Tabelle mit allen Formular-Eingaben
• %(date) für das Datum des E-Mail Versands

Bei Veranstaltungen mit Online-Buchung können außerdem folgende Platzhalter zusätzlich verwendet werden:

• %(event.time) für Datum / Uhrzeit der gebuchten Veranstaltung
• %(event.note) für die optionale Notiz zur gebuchten Veranstaltung, also dem Wert des Eingabefelds Individuelle Notiz oder Bezeichnung der Online-Buchung
• %(event.type) für den Wert des Eingabefelds Veranstaltungsart oder Nummer einer Veranstaltung
• %(event.waitlist.info) für Informationen zur Warteliste (falls erforderlich)

Weiterhin können die Benutzereingaben aller konfigurierten Formular-Felder über den Feldnamen in der E-Mail angezeigt werden. Wenn also z.B. ein Feld Vorname für das Formular konfiguriert wurde, so kann dieses mit %(Vorname) ausgegeben werden.

Vor allem im Betreff der administrativen E-Mail ist der Einsatz von Platzhaltern empfehlenswert. Bei richtigem Einsatz können durch das Formular versendete E-Mails im administrativen Postfach viel besser auseinander gehalten werden. 

Für Online-Buchungen ist für Administrative E-Mail: Betreff z.B. folgende Konfiguration empfehlenswert:

Anmeldung von %(Vorname) %(Nachname) für %(content.Title) %(event.note) (%(event.time))

Diese setzt voraus, dass im Formular die Felder Vorname und Nachname konfiguriert wurden.

Nehmen wir zum Beispiel an, es gibt eine Veranstaltungsreihe mit dem Titel Chorabend. Diese wird - je nach Datum - in verschiedenen Räumen abgehalten. Der Raum könnte im Feld Individuelle Notiz oder Bezeichnung hinterlegt werden. Die E-Mails würden dann z.B. folgende Betreffs haben:

Anmeldung von Max Mustermann für Chorabend [großer Saal] (22.10.2020 18:00)
Anmeldung von Maxi Musterfrau für Chorabend [kleiner Raum] (29.10.2020 19:00)

Durch die zusätzlichen Informationen %(event.note) und %(event.time) sind die Buchungen für verschiedene Tage oder Räume im Postfach direkt erkennbar.