Automatische E-Mail-Erinnerung für gebuchte Veranstaltungen

Wenn automatische Erinnerungsmails von Ihrer Internet-Administration freigeschaltet wurden, können für buchbare Veranstaltungen E-Mails konfiguriert werden, die einen oder mehrere Tage vor Veranstaltungsbeginn an alle angemeldeten Benutzer verschickt werden. Wartelisten-Kandidaten und Stornierungen erhalten die Mail nicht. Optional kann ein individueller Mail-Betreff und Mail-Text für Erinnerungs-Mails konfiguriert werden.

Aktivierung in der Veranstaltungskonfiguration

Aktiviert wird eine Erinnerungs-Mail in der Veranstaltungskonfiguration über zwei Formularfelder im Reiter „Buchbarkeit“, Abschnitt „Erinnerungs-Mail“:

• Versand (Tage vor Veranstaltungsbeginn). Geben Sie in diesem Formularfeld an, wie viele Tage vor Veranstaltungsbeginn die E-Mail versendet werden soll. Wenn hier eine Angabe gemacht wird, ist eine Erinnerungsmail mit Standardtext aktiv. Durch Entfernen dieser Angabe wird die Erinnerungsmail wieder deaktiviert.
• Zusätzlicher Hinweis. In diesem Formularfeld kann optional ein Hinweistext angegeben werden, der in den Text der Erinnerungsmail eingefügt wird. Damit können die Teilnehmer z.B. über einen kurzfristig geänderten Treffpunkt informiert werden.

Individuelle Texte in der Formularkonfiguration

Optional kann anstelle der Standard-Erinnerungsmail ein individueller Mail-Text und Mail-Betreff in der Formularkonfiguration angegeben werden, ähnlich wie bei der Bestätigungs-Mail. Die Angaben befinden sich auf dem Reiter „E-Mail Konfiguration“ im Abschnitt „E-Mails an den Benutzer“.

In den Formularfeldern Erinnerungs-Mail: Betreff und Erinnerungs-Mail: Text können die folgenden Macros verwendet werden:

• %(content.Title) für den Titel der Veranstaltung
• %(event.time) für das Startdatum der Veranstaltung
• %(event.note) für die optionale Notiz der Veranstaltung
• %(event.type) für die optionale Art / Nummer der Veranstaltung
• %(reminder.interval) für die Anzahl der Tage bis zum Veranstaltungsbeginn, wie sie in der individuellen Veranstaltungskonfiguration angegeben sind
• %(reminder.note) für den zusätzlichen Hinweis aus der individuellen Veranstaltungskonfiguration

Nachfolgend ein Beispiel für die Verwendung der Macros im Mail-Text und -Betreff.

Erinnerungs-Mail: Betreff

[Erinnerung] Ihre Anmeldung für %(content.Title) %(event.note) (%(event.time))

Erinnerungs-Mail: Text

Sehr geehrte(r) Teilnehmer(in),
Sie haben sich für folgende Veranstaltung angemeldet: %(content.Title) %(event.note).
Die Veranstaltung beginnt in %(reminder.interval) Tagen am %(event.time).
%(reminder.note)
Vielen Dank für Ihr Interesse an dieser Veranstaltung.

Informationen zum Versand

Die genaue Uhrzeit, zu der die Erinnerungs-E-Mails an die Teilnehmer verschickt werden, wird global von Ihrer Internet-Administration festgelegt. In der Regel werden die Mails in den frühen Morgenstunden versendet.

Sollte es aus technischen Gründen nicht möglich sein, die Mails an dem konfigurierten Tag zu versenden, wird an den Folgetagen so oft versucht, die Mails zu versenden, bis der Versand erfolgreich verläuft. Ein erfolgreicher Versand wird im System vermerkt, so dass Erinnerungsmails nicht doppelt versendet werden.

Sollte kurz vor Veranstaltungsbeginn ein Teilnehmer von der Warteliste nachrücken, wird die Erinnerungsmail auch an den nachrückenden Teilnehmer versendet. Beispiel:

• In der Veranstaltungskonfiguration ist ein Versand „drei Tage vor Veranstaltungsbeginn“ definiert.
• Zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn rückt ein Teilnehmer von der Warteliste nach.
• Eine Erinnerungs-E-Mail wird einen Tag vor Veranstaltungsbeginn an den nachgerückten Teilnehmer gesendet.

 Ist der Tag des Veranstaltungsbeginns erreicht, werden keine Erinnerungs-E-Mails mehr verschickt.