Um diese Einstellungen optimal einsetzen zu können sind ein erweitertes technisches Verständnis sowie HTML und CSS Kenntnisse hilfreich.
Das Element Formular stellt in Verbindung mit dem Elementen Veranstaltung und Gottesdienst eine einfache Anmeldefunktion zu Verfügung. Hier wird beschrieben wie diese Online-Buchung konfiguriert wird.
Die Online-Buchung unterstützt die folgenden Funktionen:
- Verwaltung der über das Formular getätigten Einzelbuchungen in einer Datenbank.
- Hinterlegung der verfügbaren Plätze und Verwaltung der freien Plätze.
- Optionale Warteliste, falls die verfügbaren Platze erreicht sind.
- Optionale Anzeige der freien Plätze der Veranstaltung in der Liste und der Detailansicht.
- Optionales Löschen von eingegangenen Buchungen nach dem Ende der Veranstaltung.
Zur Konfiguration der Online-Buchung gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie zuerst das Formular für die Online-Buchung. Ziehen Sie hierfür über das Menü Inhalte hinzufügen (Zauberstab) ein neues Formular auf eine beliebige Seite.
Öffnen Sie das Formular im Inhalts-Editor und erstellen Sie zunächst die Grundkonfiguration der Formularseite, der Eingabefelder, sowie die E-Mail Konfiguration unter den entstprechenden Reitern.
Wechseln Sie nun in den Reiter Datenbank-Konfiguration und aktivieren dort den gleichnamigen Eintrag, indem Sie am rechten Bildschirmrand auf das Plus-Symbol klicken.
Mit den ersten Feldern in diesem Reiter legen Sie fest, mit welchen Rechten auf die Datenbank der Online-Buchung zugegriffen wird.
Nutzer: Dies bestimmt, mit welchen Rechten in die Datenbank geschrieben wird. Per Voreinstellung wird hier der Benutzer eingetragen, welcher das Formular erstellt. Dies sollte in der Regel nicht verändert werden.
Gruppe: Hiermit wird festgelegt welche Benutzer - zusätzlich zum oben angegeben Nutzer - die Datenbank der Online-Buchungen später verwalten dürfen. Wählen Sie hierfür eine passende Gruppe aus.
Inhaltsordner: Ein Eintrag hier ist normalerweise nicht notwendig. OpenCms verwendet eine passende Vorgabe. Die Online-Buchungen werden in OpenCms ansonsten in dem hier angegeben Ordner gespeichert.
Mit den folgenden Feldern bestimmen Sie, welche Vorgaben zur Anzahl der Plätze in den Online-Buchungen gelten sollten. Die Vorgaben aus dem Formular können in den einzelnen Veranstaltungen später überschrieben werden. Sie müssen daher hier nicht unbedingt Angaben machen.
Insgesamt verfügbare Datensätze: Bestimmt, wie viele Plätze es für eine Veranstaltung insgesamt gibt.
Länge der Warteliste: Sind die regulären Plätze aufgebraucht, so kann eine hiermit eine Warteliste über zusätzliche Interessenten geführt werden. In der Praxis springt eine Person, die zunächst zugesagt hat, eventuell später wieder ab. Dann rückt der erste Platz auf der Warteliste automatisch nach.
Anzahl manueller Anmeldungen: Dieser Eintrag reduziert die Anzahl der verfügbaren Plätze, ohne dass dafür Online-Buchungen hinterlegt sein müssen. Ein Beispiel aus der Praxis: Nehmen Sie an, Sie haben 20 verfügbare Plätze in einer Veranstaltung. Nun bekommen Sie einen Anruf, und jemand möchte 3 Plätze für seine Familie buchen, kann dies aber aus irgendwelchen Gründen nicht Online machen. In diesem Fall können Sie die Personendetails dieser "externen" Buchung manuell notieren und die Anzahl der regulären Datensätze mit diesem Feld um 3 verringern.
Das folgende Feld bestimmt, unter welchen Namen die Datensätze später angezeigt werden.
Titel-Eigenschaft der Datensätze: Die Datensätze werden in der Datenbank mit diesem Namen gespeichert und in der Übersicht später auch so angezeigt. Es ist sinnvoll, hier Makros zu verwenden, um möglichst viele Informationen direkt in der Übersicht zu sehen.
Bewährt für dieses Feld hat sich ein Eintrag in der Form:
%(Vorname) %(Nachname) (%(Email))
Hierfür müssen Sie in der Konfiguration der Eingabefelder des Formulars solche mit der Bezeichnung Vorname, Nachname und Email anlegen. Diese werden dann in der Übersicht der Buchungen angezeigt, so dass Sie diese auf einen Blick gut unterscheiden und zuordnen können.
Abschließend kann noch bestimmt werden, wie viele Tage nach Ende der Veranstaltung die erfassten Datensätze automatisch gelöscht werden sollen.
Lösche Anmeldungen nach Ende der Veranstaltung (Tage): Anzahl von Tagen nach Ende der Veranstaltung, nach denen Anmeldungen gelöscht werden sollen. Diese Option ist im Detail hier beschrieben.
Erstellen Sie eine Veranstaltung (bzw. einen Gottesdienst). Wenn Sie die Veranstaltungen in einer Liste ausgeben, so können Sie direkt in der Liste mit dem Plus-Symbol eine neue erzeugen. Ansonsten können Sie über das Menü Inhalte hinzufügen (Zauberstab) eine neue Veranstaltung auf eine beliebige Seite ziehen.
Öffnen Sie die Veranstaltung im Editor und geben Sie in den ersten beiden Reitern zunächst die Daten der Veranstaltung an.
Wechseln Sie nun in den Reiter Buchbarkeit und aktivieren dort den Eintrag Online-Buchung, indem Sie am rechten Bildschirmrand auf das Plus-Symbol klicken.
Formular zur Anmeldung: Mit diesem Feld verknüpfen Sie die Veranstaltung mit einem Formular. Dieses muss entsprechend der oben stehenden Anleitung konfiguriert worden sein.
Individuelle Notiz oder Bezeichnung: Eine individuelle Notiz bzw. Bezeichnung für diese Veranstaltung. Die Eingabe kann in der Formularkonfiguration in Text und Betreff-Zeile der erzeugten E-Mails mit dem Platzhalter %(event.note) ausgegeben werden. Damit kann die Eingabe z.B. verwendet werden, um aus Serien herausgelöste Veranstaltungen, die alle den gleichen Titel haben, in den versendeten E-Mails besser voneinander zu unterschieden.
Die nächsten Felder bestimmen, wer der Absender der bei der Buchung versendeten E-Mails ist. Im Formular finden Sie diese Werte unter dem Reiter E-Mail Konfiguration. Wenn diese Felder gesetzt werden, so überschreiben sie die im Formular angegebenen Werte.
E-Mail Absender-Adresse: Die Adresse, unter der die E-Mail zur Bestätigung versendet wird. Also z.B. online-buchung@meinesite.de. Überschreibt den gleichnamigen Wert aus dem Formular.
E-Mail Absender-Name: Der Name, unter der die E-Mail zur Bestätigung versendet wird. Also z.B. Teo Testperson. Überschreibt den gleichnamigen Wert aus dem Formular.
Empfänger für Administrative E-Mail: Die Adresse, an welche die administrativen E-Mails für die Buchungen dieser Veranstaltung versendet werden. Überschreibt den Wert Administrative E-Mail: Empfänger aus dem Formular.
Mit den folgenden Feldern bestimmen Sie, wie viele Plätze für die Veranstaltung verfügbar sind. Im Formular finden Sie diese Werte unter dem Reiter Datenbank Konfiguration.
Insgesamt verfügbare Plätze: Bestimmt, wie viele Plätze es für die Veranstaltung insgesamt gibt. Überschreibt den Wert Insgesamt verfügbare Datensätze aus dem Formular.
Länge der Warteliste: Überschreibt den Wert aus dem Formular.
Anzahl manueller Anmeldungen: Überschreibt den Wert aus dem Formular.
Abschließend kann noch bestimmt werden, wie viele Tage nach Ende der Veranstaltung die erfassten Datensätze automatisch gelöscht werden sollen.
Lösche Anmeldungen nach Ende der Veranstaltung (Tage): Überschreibt den Wert aus dem Formular.
Es kann festgelegt werden, dass die Online-Buchung nur bis zu einem bestimmten Tag zur Verfügung steht.
Anmeldeschluss: Buchungen für diese Veranstaltung sind nur bis zum Ende des angegeben Tages möglich. Danach wird statt dem Buchungsformular die Meldung "Leider können Sie sich nicht mehr anmelden. Der Anmeldeschluss ist bereits vorbei." angezeigt.
Für die Darstellung in einer Liste kann für die meisten Aufmacher-Arten festgelegt werden, ob die Anzahl der freien Plätze oder das Datum des Anmeldeschlusses angezeigt wird. Dies wird über die Element-Einstellung Zeige Buchungsstatus an der Liste gesteuert. Ist der Anmeldeschluss erreicht, so wird dies in der Liste ebenfalls angezeigt.
Es folgt ein Beispiel für eine Veranstaltung mit Online-Buchung. Dafür sehen Sie oben eine Veranstaltung in der Aufmacher-Ansicht und darunter das verknüpfte Formular zur Online-Buchung.
Folgen Sie dem Link Mehr in der Veranstaltung, so gelangen Sie auf die Detailseite, welche das Buchungsformular automatisch mit der Veranstaltung ausgibt.
Auf der Detailseite finden Sie unter Zeige Liste der Anmeldungen die Übersicht der bisher gebuchten Plätze.
Die folgende Veranstaltung wurde im Editor under dem Reiter Buchbarkeit mit dem weiter unten angezeigten Formular zur Online-Buchung verknüpft. In den Element-Einstellungen wurde die Option Zeige Information zur Anzahl freier Plätze für die Einstellung Zeige Buchungsstatus gewählt.
Das folgende Formular wird für die Online-Buchung der oben stehenden Veranstaltung verwendet. Neben der normalen Konfiguration der Felder und der E-Mail wurden im Editor unter dem Reiter Datenbank-Konfiguration zusätzlich Informationen zur Anlage der Datenbank angegeben.
Hinweis: Das Formular wird im Rahmen des Beispiels hier gezeigt. Die Online-Buchung ist aber nur auf der Detailseite einer Veranstaltung möglich.
Anmeldung
Wenn Sie an dieser Veranstaltung teilnehmen möchten, so füllen Sie bitte das folgende Formular aus:
Die Anmeldungsverwaltung erreicht man, indem man eine Veranstaltung im Seiteneditor aufruft und hier dem gelb hinterlegten Link "Zeige Liste der Anmeldungen" folgt. Der gelb hinterlegte Link ist nur für eingeloggte Benutzer sichtbar, die Administrationsrechte für eine Veranstaltung besitzen.
Personen-Listen
In der Anmeldungsverwaltung werden drei verschiedene Personen-Listen angezeigt:
Teilnehmende: Liste von Personen, die sich über das Anmeldeformular erfolgreich registriert haben oder Personen, die von der Warteliste nachgerückt sind.
Warteliste: Personen, die sich über das Anmeldeformular für die Warteliste angemeldet haben. Dies trifft zu, wenn die Veranstaltung zum Zeitpunkt des Anmeldens bereits ausgebucht war, aber noch Plätze auf der Warteliste frei waren.
Stornierungen: Liste der Anmeldungen, die vom Administrator storniert wurden.
Angemeldete Personen rücken nicht automatisch von der Warteliste zu den Teilnehmern nach. Sobald ein Platz z.B. durch eine Stornierung frei geworden ist, kann der Administrator einen Wartelisten-Kandidaten aber manuell nachrücken lassen. Ebenso können Personen Ihre Anmeldung nicht selbst stornieren. Eine Anmeldung wird immer vom Administrator storniert.
Für den Vorgang des Nachrückens und Stornierens gibt es Schaltflächen, die sichtbar werden, wenn man die Detailsansicht einer Anmeldung aufklappt.
Automatische Mail-Benachrichtigungen werden versendet, wenn sich der Status einer Anmeldung ändert:
Bestätigungs-Mail: Die Mail wird bei Eingang einer Anmeldung versendet. Sind noch freie Plätze verfügbar, bekommt der Interessent eine Mail in Form einer Registrierungs-Bestätigung. Gibt es hingegen nur noch Plätze auf der Warteliste, wird eine Bestätigungsmail mit Wartelisten-Hinweis verschickt.
Nachrück-Mail: Die Mail wird versendet, nachdem der Administrator bei einem Wartelisten-Kandidaten die Nachrücken-Schaltfläche betätigt hat.
Stornierungs-Mail: Die Mail wird versendet, nachdem der Administrator bei einem Teilnehmer die Stornieren-Schaltfläche betätigt hat.
Alle drei Mail-Benachrichtigungen können aktiviert bzw. deaktiviert werden. Per Vorgabe sind die Mails deaktiviert. Zum Aktivieren muss im Formular-Inhalt im Reiter E-Mail Konfiguration unter E-Mail an den Benutzer die Option "Aktiviere bestätigende E-Mail" angewählt sein.
Während der Mail-Text der ersten Bestätigungs-Mail im Formular-Inhalt vom Administrator frei konfiguriert werden kann, wird bei Nachrücken und Stornieren eine Standard-Mail mit vorgegebenem Textinhalt vom System verschickt.